Účtová osnova s.r.o.: čo znamená účet 522, 342, 326 a ďalších desať, ktoré vás pomýlia

Faktúra od dodávateľa je jednoduchá — príde, zaúčtuje sa, zaplatí sa. Problém nastáva pri všetkom ostatnom: keď spoločník firme požičia peniaze, keď konateľ dostane odmenu bez pracovnej zmluvy, keď faktúra za december príde až vo februári, alebo keď firme príde pokuta a vy neviete, či si o ňu smiete znížiť základ dane. Presne tam sa siaha po číslo účtu — a presne tam sa najčastejšie siahne na zlé.

Nižšie je trinásť účtov z rámcovej účtovej osnovy pre podnikateľov, ktoré si majitelia s.r.o. aj ich účtovníci opakovane pletú. Pri každom je jedna veta o tom, čo znamená, a jeden reálny prípad, kedy naň skutočne siahnete.

Peniaze medzi vami a firmou

Spoločník potrebuje dostať peniaze do firmy alebo z nej von. Zákon pozná na to štyri rôzne cesty a každá má iné dôsledky.

365 Záväzky voči spoločníkom (pôžičky)

Spoločník firme požičia peniaze. Firma mu ich môže kedykoľvek vrátiť, bez notára a bez dane — je to pôžička, nie kapitál. Najčastejšie riešenie, keď firme dôjde hotovosť na bežný nákup a nechcete riešiť formálny proces.

413 Ostatné kapitálové fondy

Spoločník vloží peniaze natrvalo, bez navýšenia základného imania a bez notára. Rozdiel oproti pôžičke: kapitálový fond sa nedá len tak „vybrať späť" — výber z neho sa daňovo posudzuje ako podiel na zisku, teda rovnako ako dividenda.

411 Základné imanie

Navýšenie základného imania je jediné z týchto štyroch, ktoré nejde zaúčtovať samo osebe. Vyžaduje rozhodnutie valného zhromaždenia, zápis v Obchodnom registri a pri znížení až šesťmesačnú lehotu pre veriteľov (§ 147 Obchodného zákonníka). Kým OR zápis nemáte v ruke, peniaze idú na 365 alebo 413 — nie na 411.

331 Záväzky voči zamestnancom

Sem patrí aj konateľ, ktorý za firmu zaplatil z vlastného vrecka (benzín, materiál, predplatné) a firma mu to má vrátiť. Najrýchlejšia z týchto štyroch ciest — bez OR, bez čakania, len náhrada výdavku.

Kedy sa to skutočne rieši. Presnú hranicu medzi 365, 411, 413 a kedy sa oplatí ktorá voľba, rozoberáme so všetkými dôsledkami v samostatnom článku o vklade spoločníka.

Konateľ, zamestnanec, alebo oboje

Jednoosobová s.r.o. má často len jedného človeka, ktorý je súčasne majiteľom aj tým, kto reálne pracuje. Účtovná osnova ale rozlišuje, v akej pozícii peniaze dostáva.

521 Mzdové náklady

Klasická hrubá mzda na základe pracovnej zmluvy. Sem patrí každý zamestnanec vrátane konateľa, ktorý má popri funkcii konateľa aj bežný pracovný pomer na inú pozíciu (napr. programátor, obchodný zástupca).

522 Príjmy spoločníkov a konateľov zo závislej činnosti

Konateľ zvyčajne nemá pracovnú zmluvu — má zmluvu o výkone funkcie, teda mandátnu zmluvu podľa § 66 Obchodného zákonníka. Odmena z nej sa daňovo posudzuje ako príjem zo závislej činnosti (§ 5 ods. 1 písm. b) ZDP) rovnako ako mzda, ale účtovne je to iný účet — presne preto ho účtovné programy vrátane Bezúčta rozlišujú podľa toho, či ide o typ úväzku „zamestnanec" alebo „konateľ". Zápis: MD 522 / DAL 366.

523 Odmeny členom orgánov spoločnosti a družstva

Sem patria odmeny iným orgánom než konateľovi — napríklad členom dozornej rady, ak ju spoločnosť má. Pri bežnej jednoosobovej s.r.o. bez dozornej rady sa tento účet nepoužije vôbec; jeho existencia je práve tým, čo v praxi spôsobuje zámenu s 522.

Dane, ktoré nie sú DPH

Trojica 341, 342 a 343 vyzerá ako postupnosť, ale nie je. Zámena tu vie stáť reálnu pokutu, nie len kozmetickú chybu v účtovníctve.

341 Daň z príjmov

Vlastná daň z príjmov právnickej osoby (DPPO) — preddavky aj ročné vyrovnanie. Toto je „vaša" daň, tá, ktorú firma platí sama za seba.

342 Ostatné priame dane

Dane, ktoré firma zráža niekomu inému a len ich odvádza štátu. Typický prípad: firma vyplatí dividendu a zrazí z nej 7 % zrážkovej dane (§ 51e ZDP) — tá zrazená daň ide na 342, nie na 341, lebo to nie je daň z príjmu samotnej firmy.

343 DPH

Sem patrí bežná DPH, ale aj prekvapenie: keď sa neplatiteľ DPH zaregistruje podľa § 7a a musí samozdaniť nákup služby zo zahraničia, ide o DPH záväzok, hoci to na prvý pohľad vyzerá ako „iná priama daň". Účtovná osnova to zaraďuje jednoznačne na 343, nie na 342 — je to jedna z chýb, ktorá reálne viedla k nesprávne podanému daňovému priznaniu DPH.

Keď pohľadávka nie je faktúra

Bežná faktúra odberateľovi ide na účet 311. Tieto tri sú pre prípady, keď vám niekto dlží peniaze, ale nie je to obchodná faktúra.

318 Pohľadávky – ostatné z obchodných vzťahov

Nárok voči obchodnému partnerovi, ktorý nevznikol bežnou faktúrou — napríklad dodatočne dohodnutá zľava alebo reklamácia, kde vám má dodávateľ vrátiť peniaze.

335 Pohľadávky voči zamestnancom

Zrkadlo účtu 331. Zamestnanec (alebo konateľ) dostal preddavok, ktorý musí vyúčtovať — typicky preddavok na cestovné náklady — alebo firme dlží náhradu za spôsobenú škodu.

378 Iné pohľadávky

Zberný účet pre všetko, čo nezapadá ani do obchodného styku, ani k zamestnancom — napríklad poistné plnenie, ktoré poisťovňa ešte nevyplatila.

Faktúra, čo ešte neprišla

Koniec roka je klasický moment, keď náklad vecne aj časovo patrí do bežného roka, ale faktúra ešte nedorazila (napríklad elektrina za december, vyúčtovaná až vo februári). Zákon o účtovníctve na to núti vytvoriť dohadnú položku (§ 3 a § 17 ods. 9 zákona č. 431/2002 Z. z.), a práve tu sa rozhoduje medzi dvomi účtami.

326 Nevyfakturované dodávky

Použije sa, keď dodávku aj sumu poznáte takmer presne — chýba len samotný papier. Je to štandardný, „predvolený" účet pre dohad na strane nákladov.

389 Dohadné účty pasívne

Použije sa, keď je neistá aj výška sumy, nielen to, či faktúra príde — napríklad odhad ročnej odmeny audítora alebo bonusu, ktorého presná suma sa dozviete až neskôr.

Kľúčový rozdiel oproti bežnému precenievaniu: dohad sa k 1. januáru nereverzuje. Zostatok prechádza do nového roka a zúčtuje sa až príchodom reálnej faktúry, ktorá ide proti dohadnému účtu — nie znova do nákladov.

Pokuta, ktorá je náklad, a pokuta, ktorá nikdy nebude

Toto je dvojica, kde si firmy najčastejšie myslia opak toho, čo platí.

545 Pokuty a penále (nedaňové)

Pokuta uložená orgánom štátu — Finančnou správou, súdom, Sociálnou či zdravotnou poisťovňou. Je to účtovný náklad, ale nikdy nie daňový výdavok (§ 21 ods. 2 písm. a) ZDP). V daňovom priznaní je vždy pripočítateľná položka, bez výnimky a bez ohľadu na to, či ju zaplatíte.

544 Zmluvné pokuty, penále a úroky z omeškania

Sankcia dohodnutá v zmluve s dodávateľom — napríklad úrok z omeškania za neskoro zaplatenú faktúru. Táto je daňovým výdavkom podľa § 17 ods. 19 písm. g) ZDP, ale až v období, keď ju skutočne zaplatíte. Kým nezaplatená čaká v účtovníctve, je to dočasná pripočítateľná položka — po úhrade sa v ďalšom priznaní odpočíta.

Zapamätajte si to takto. Pokuta od úradu (545) je nedaňová navždy. Pokuta od dodávateľa (544) je daňová, len počkajte na moment, kedy ju zaplatíte.

Ako to rieši Bezúčto

Väčšina z týchto omylov nevznikne z neznalosti čísla, ale z toho, že program neponúkne správny účet v správnej situácii — napríklad keď mzdový modul nerozlišuje typ úväzku „konateľ" a hodí odmenu na 521 namiesto 522, alebo keď dohad ostane visieť na náklade aj po príchode reálnej faktúry. V Bezúčte je výber účtu naviazaný na to, čo reálne zapisujete (typ úväzku pri mzde, typ operácie pri vklade spoločníka, typ sankcie pri pokute), takže sa nespoliehate na to, že si zapamätáte trinásť čísel naraz.